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功妙利用顾客投诉,化被动为主动

作者:阿娜隶奶疗 | 时间:2012-08-02

美容院要根据自身的技术服务优势,突出经营特色、形象口碑,力求按顾客的投诉及时调整自己的经营策略和经营方向,以满足顾客的最大化需求,尝试培养一些忠诚顾客和核心顾客,来影响其他新顾客对美容院的认可和信赖。所以处理投诉的人员素质和技巧也应该成为美容院经营管理的重要内容。

除了老板外,指定专人处理客户投诉,避免当着客人面打电话请示老板如何处理。有经验的店长应该被赋予一定的权限,或金额补偿,或产品赠送。当然这也取决于美容院老板对投诉的重视程度。不能犯的错误:只有老板有决定权,处理结果跟老板的心情有关,员工和管理人员表现出对客户的冷漠态度。

专业培训和专人处理是一个比较好的方法。处理纠纷和投诉的人员  素质和情商要高。懂得为客户着想,具有亲和力最好。经过专业培训以后,会了解纠纷的处理步骤,其实,这也可以从日常处理投诉中得到锻炼,美容院要赋予专职人员一定的权限,以使她能在权限内快速给予顾客补偿,对投诉的情绪反映,投诉的时间长短,投诉处理的结论,同样对结果产生重大影响。

对于善意的投诉可采取下列步骤来处理:

第一步:热情凡顾客出现投诉情况,多数态度不友善,有些甚至骂骂咧咧怒气冲天,不管顾客态度多么不好,作为企业都应该热情周到,以礼相待,待如贵宾,如请到办公室、让到贵宾座、倒茶、敬烟等,如此一则体现了企业处理投诉的态度,二则体现了“顾客是上帝”的原则,三则可以舒缓顾客的愤怒情绪,减少双方的对立态度。 

第二步:倾听面对顾客的投诉,作为企业首先是要以谦卑的态度认真倾听,并详实记录《顾客投诉登记表》。对顾客要和颜悦色,无论顾客说的对与错、多或少,甚至言辞激烈难听,都不要责难、诘问,顾客言谈间更不要插话,要让顾客把想说的一口气说出,顾客把想说的说出了,顾客内心的火气也就消了一半,这样就便于下一步解决具体问题。倾听时,注意千万不能跟顾客争吵,也不能打断顾客的口述,更要尊重顾客。

第三步:道歉听完顾客的倾诉,要真诚的向顾客道歉,比如说:对您使用本产品(服务)带来的不便,我代表公司向您表示歉意,或者大热天让您从大老远跑来实在不好意思,等等。道歉要恰当合适,不是无原则的道歉,要在保持企业尊严的基础上道歉,道歉的目的一则为了承担责任,二则为了消弭顾客的“火气”。

第四步:分析根据顾客的口述分析顾客投诉属于哪一方面,比如是质量问题、服务问题、使用问题、价格问题等,更要从顾客口述中分析顾客投诉的要求,同时分析顾客的要求是否合理,以及具体问题属于哪个部门,解决投诉前是否有必要跟归口部门沟通或者跟有关上层请示。

第五步:解决根据顾客的投诉内容和投诉分析,依据本企业相关制度,参考《消费者权益保护法》等相关法律规定,决定是经济赔偿、以旧换新、产品赔偿、更换配件、上门维修,还是培训顾客指导使用等。把解决方案告知顾客,如顾客同意,则把处理意见登记在《顾客投诉登记表》上并让顾客签名确认。如果顾客不同意,看争议在哪里,同顾客协商解决,不卑不亢,以“息事宁人,保护名誉”为最高原则,尽量满足顾客要求。如果自己确实无法解决顾客投诉,则立即引荐给上层领导解决,以期圆满解决顾客投诉。当然顾客要求确实“太离谱”的话,则走法律途径,通过法律来解决顾客投诉。顾客投诉如当时无法立即解决,需要说明原因和确切解决时间,到时主动约见顾客。对于一些盲目投诉(本来不应该投诉)的顾客要详细解释,或操作示范,或专家答疑,或领导接待,动之以情晓之以理,使其口服心服,同时展示企业的良好形象。